¿Qué cambia entre alquilar y comprar?
Comprar una multifuncional se parece a comprar un auto: pagas el precio al inicio, el equipo es tuyo, y la gasolina, el taller y los repuestos corren por tu cuenta. Alquilarla con servicio incluido se parece a usar un auto de flota con mantenimiento: pagas una cuota y el proveedor se encarga de que funcione.
Por eso la comparación justa no es el precio del equipo contra la primera cuota. Es cuánto te cuesta cada página durante todo el tiempo que usarás el equipo, sumando lo que no aparece en la factura de compra.
Alquilar o comprar: comparación punto por punto
La tabla no lleva cifras porque dependen del modelo, de tu volumen y de cada cotización. Sirve para ver quién paga qué y quién se encarga de qué.
| Punto | Si compras | Si alquilas con servicio incluido |
|---|---|---|
| Inversión inicial | Pagas el equipo completo al inicio o lo financias. | No compras el equipo: pagas una cuota mensual. |
| Tóner | Lo compras tú cada vez que se acaba. | Va incluido en el servicio. |
| Repuestos | Pagas las piezas que se gastan con el uso. | Van incluidos. |
| Mantenimiento | Contratas a un técnico o un plan aparte. | Preventivo y correctivo, dentro de la cuota. |
| Técnico | Buscas uno de confianza y pagas cada visita, salvo que tengas un plan. | Lo envía el proveedor; el plazo de atención queda en el contrato. |
| Tiempo sin equipo | Esperas el diagnóstico y el repuesto por tu cuenta. | Depende del contrato: pregunta por el plazo de atención y por el reemplazo del equipo. |
| Cambio de modelo | Es otra compra; el equipo viejo lo vendes o se queda. | Puedes pasar a otro modelo al renovar, o antes si el contrato lo permite. |
| Control del gasto | El gasto llega en compras sueltas: tóner, papel, repuestos, visitas. | Una factura mensual: la cuota y, si te pasas del plan, el excedente. |
| Propiedad | El equipo es tuyo. | El equipo es del proveedor. |
| Compromiso | Ninguno con un proveedor. | Un contrato con plazo: revisa las condiciones de salida. |
¿Qué costos no ves cuando compras?
El precio del equipo es solo la entrada. Después llegan gastos sueltos y en distintos meses:
- Tóner. En un equipo a color son cuatro: negro, cian, magenta y amarillo, y cada uno se acaba a su ritmo.
- Piezas de desgaste. Rodillos, fusor y otras piezas que se cambian con el uso.
- Visitas técnicas. Cada diagnóstico y reparación fuera de garantía se paga aparte, salvo que contrates un plan.
- Equipo parado. Mientras esperas al técnico o el repuesto, nadie imprime, copia ni escanea.
- Tiempo de tu personal. Alguien compra insumos, llama al técnico y controla el gasto.
- Papel. Lo pagas en los dos casos, salvo que el alquiler lo incluya.
¿Por qué importa controlar el gasto de impresión?
Cuando el gasto está repartido en diez compras, nadie sabe cuánto cuesta imprimir una hoja. OKI, fabricante de impresoras, lo planteaba en 2011: los sistemas de monitorización «permiten conocer y controlar los costes de impresión reales». Es la opinión de un fabricante y de hace años, pero el punto sigue vigente.
En un alquiler con servicio incluido, el gasto llega en una sola factura mensual. Además, las Canon imageRUNNER ADVANCE pueden contar las páginas por usuario o por área, según Canon, así que sabes qué área imprime más y dónde ajustar.
¿Cuándo conviene comprar?
Comprar tiene sentido en algunos casos. Si es el tuyo, presupuesta desde el inicio el tóner, los repuestos y el mantenimiento, no solo el precio del equipo. Conviene comprar si:
- Imprimes poco y de forma irregular, y una impresora de escritorio te basta.
- Tienes un técnico de confianza o personal que se encarga del mantenimiento.
- Vas a usar el mismo equipo muchos años y no necesitas el modelo más nuevo.
- Prefieres que el equipo sea propiedad de la empresa.
- Necesitas un equipo muy específico que no encuentras en alquiler.
¿Cuándo conviene alquilar?
Alquilar suele convenir a oficinas, colegios y empresas que imprimen todos los meses. Lo explicamos en alquiler de impresoras para empresas y en alquiler de impresoras para colegios. Conviene alquilar si:
- Imprimes una cantidad parecida todos los meses y quieres saber cuánto vas a pagar.
- No quieres inmovilizar dinero en un equipo que pierde valor con los años.
- No tienes quién se encargue del tóner, el papel y el técnico.
- Una falla te frena el trabajo: facturación, despacho, clases o trámites.
- Tu volumen va a crecer o a cambiar y quieres poder pasar a otro equipo.
- Necesitas varias multifuncionales en una o varias sedes.
¿Cómo comparar las dos opciones con tus números?
Cinco pasos para decidir con datos y no con la primera cuota:
- Calcula tu volumen
Copias al mes y cuántas son a color. La guía de precios del alquiler explica cómo sacarlo del contador del equipo.
- Suma el costo total de comprar
Precio del equipo, tóner, repuestos, mantenimiento y visitas técnicas durante los años que lo usarás. Pide esos datos por escrito a quien te vende.
- Suma el costo total de alquilar
La cuota por los meses del plazo, más los excedentes probables según tu volumen y tu mes más alto.
- Divide entre tus páginas
Divide cada total entre las páginas que harás en ese tiempo. Así tienes el costo por página de cada opción y las comparas de igual a igual.
- Agrega lo que no tiene precio
Días sin equipo, tiempo de tu personal y el riesgo de quedarte con un modelo que ya no te sirve.
¿Y los impuestos?
La compra y el alquiler no se registran igual en la contabilidad de una empresa. Antes de decidir, pregunta a tu contador cómo se trata cada opción en tu caso. Esta guía no reemplaza esa asesoría.
Alquilar con Copier House
Copier House alquila desde San Isidro multifuncionales Canon imageRUNNER ADVANCE: la DX C477iF a color para oficinas, la serie C5500i a color con papel de hasta 12" × 18" y la serie 4500 III en blanco y negro. Puedes compararlas en equipos.
Los planes son mensuales, trimestrales o anuales e incluyen tóner, papel, repuestos, mantenimiento preventivo y correctivo y soporte técnico remoto y presencial. Escríbenos por WhatsApp al 994 679 383 con tu volumen y te enviamos la propuesta por escrito, para que la compares con el costo de comprar.
Preguntas frecuentes
¿Al terminar el alquiler me quedo con el equipo?
No. En un alquiler el equipo es del proveedor: al terminar el plazo se devuelve o se renueva el contrato. Si te interesa quedarte con un equipo, pregúntalo antes de firmar.
¿Alquilar sale más caro a la larga?
Depende de tu volumen y de cuánto gastarías en tóner, repuestos y técnico si compras. Haz la cuenta del costo por página de las dos opciones con los pasos de esta guía: es la única forma de saberlo en tu caso.
¿Basta una impresora de escritorio o necesito una multifuncional de oficina?
Si imprimes pocas páginas, una impresora de escritorio puede bastar. Si varias personas imprimen, copian y escanean todo el día, conviene un equipo de oficina con bandejas grandes, escaneo a dos caras y control por usuario. Compara el costo por página, no solo el precio de la impresora.
¿Puedo alquilar una multifuncional y quedarme con mis impresoras actuales?
Sí. Puedes dejar tus impresoras pequeñas en los escritorios y llevar a la multifuncional el trabajo pesado: copias, escaneo de lotes y documentos a color.
¿Qué pasa con la información guardada en el equipo cuando se devuelve?
Las Canon imageRUNNER ADVANCE tienen disco duro y, según los folletos de Canon, traen de serie funciones para cifrarlo y borrarlo. Pide que el borrado se haga antes del retiro del equipo y que quede constancia.
Fuentes consultadas
- OKI en Interempresas: «Control de gastos, servicios a medida y eficiencia: el futuro de la impresión empresarial» (4 de marzo de 2011)
- Canon, manual de usuario imageRUNNER ADVANCE: «Printing Reports and Lists» (páginas por ID de departamento)
- Canon, folleto de la serie imageRUNNER ADVANCE DX C477iF (especificaciones de seguridad)
- Canon, folleto de la serie imageRUNNER ADVANCE 4500 III (especificaciones de seguridad)
